KEHITÄ ORGANISAATIOTASI ITSEARVIOINNIN AVULLA

Toiminnan mittaaminen ja arviointi eri näkökulmista on tunnusomaista menestyville organisaatioille. Ennen laatutyön tavoitteena olevaa toiminnan laadun parantamista tarvitaan tietoa organisaation nykyisestä tilanteesta. Arviointia voidaan tehdä itsearviointina, vertailukehittämisenä (benchmarking) sekä ulkoisena arviointina. Itsearvioinnilla tarkoitetaan organisaation sisällä tehtävää arviointia (Euroopan Laatupalkintomalli julkisella sektorilla 2001, 6). Itsearviointi on laadukkaan toiminnan johtamisen ja kehittämisen väline. Itsearvioinnin keskeisenä tavoitteena on löytää organisaation vahvuudet ja kehittämiskohteet.

Mikkelin ammattikorkeakoulu on kehittänyt yhteistyössä Diakonia-ammattikorkeakoulun, Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Tampereen teknillisen korkeakoulun Porin yksikön kanssa paperittoman itsearvioinnin toteutustavan. Toteutustapa on joustava sekä aikaa säästävä ja sitä on kokeiltu eri korkeakouluissa.

Paperittoman itsearvioinnin toteutusvaiheet voivat olla esimerkiksi

• itsearvioinnin suunnittelu ja valmistautuminen
• itsearviointi
• tulosten alustava analyysi ja arviointikriteereiden alustava pohdinta
• vahvuuksien ja parantamisalueiden tunnistaminen (konsensuskokous)
• parantamisprojektien valinta ja suunnittelu
• parantamisprojektien toteutus ja ohjaus
• tulosten arviointi ja itsearvioinnin parantaminen.

Itsearvioinnin suunnitteluvaiheessa tarkistetaan mallin sopivuus organisaatiolle.

On esitetty, että itsearviointi on hyvä tapa laadun kehittämisessä, kun se ei vaadi tuekseen välttämättä laadunvarmistusjärjestelmää (Tervonen 2001, 92). Jos itsearviointi toteutetaan EFQM-malliin pohjautuen ja arviointi halutaan viedä tehokkaasti läpi, tarvitaan hyvä laadunvarmistusjärjestelmä dokumentointeineen arvioinnin tueksi. Kun arviointipohja rakennetaan sähköiseen muotoon, linkitetään niin ikään sähköisessä muodossa oleva arviointia tukeva tausta-aineisto arviointipohjaan. Näin arvioinnin toteutusajankohta on yksilöllisesti valittavissa ja arviointiin käytettävä aika lyhenee huomattavasti ja. Arvioitsijan työ helpottuu, koska aina on nopeasti saatavissa arvioinnin pohjaksi tarvittava tieto. Suunnittelu- ja valmistautumisvaiheeseen kuuluu myös osallistujien perehdyttämien ja motivointi.

Kuva 1.EFQM-malli (The EFQM Excellence Model 2003 )

Jos arvioinnin tulokset ovat sähköisessä muodossa, ei tarvita yhteistä erillistä arviointikokousta. Tulokset voidaan alustavasti analysoida ennen konsensuskokousta. Samoin on hyvä pohtia kehittämishankkeiden priorisointia varten kriteerit. Itsearviointi ei välttämättä nosta esille juuri sitä osa-aluetta, joka johtaisi parhaaseen lopputulokseen tai mikä olisi organisaatiolle strategisesti tärkeintä. Jos organisaatiolla on käytössään tuloskortti, alustavan analysoinnin ja konsensuskokouksen keskustelun esille nostamat kehittämishankkeet voidaan priorisoida tuloskortista johdettujen kriteerien perusteella.

Konsensuskokouksessa haetaan yhteinen näkemys ja esitystapa organisaation vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Kehittämiskohteista voi nousta esille sellaisia, jotka tulevat hoidetuksi laadukkaan jokapäiväisen toiminnan yhteydessä ja sellaisia, jotka vaativat erillisen suunnittelun ja resurssoinnin toteutuakseen. Lyhyen aikavälin hankkeille riittää pelkkä vastuutus. Pitkän aikavälin hankkeet asetetaan tärkeysjärjestykseen edellä mainitulla tavalla sovittujen kriteerien avulla. Jokaiselle hankkeelle nimetään esim. organisaationjohtoryhmässä vastuuhenkilö, joka valmistelee hankesuunnitelman. Hankesuunnitelmat hyväksytään johtoryhmässä, joka myös seuraa kokouksissaan säännöllisesti hankkeiden etenemistä ja tavoitteiden toteutumista..

Itsearviointi on hyvä väline organisaation laatutietoisuuden edistämiseksi. Laatu ja laadun mittaaminen taas on organisaation toiminnalle tärkeä kehittämisen väline. Laadun mittaamisessa itsearviointi on osoittautunut erinomaiseksi työvälineeksi, sillä se pyrkii käsittelemään organisaation toiminnan ja laadunhallinnan osa-alueita monipuolisesti.

Sähköinen itsearviointipohja on koettu käytännölliseksi työvälineeksi sitä kokeilleissa korkeakouluissa. Kehittämiskohteet saatiin tehokkaasti ja hyvin esille. Käytännöllisyys tulee esille muun muassa aikaresurssissa, vastaamispaikan valitsemismahdollisuudessa ja anonyymiudessa.

Itsearviointi muodostaa olennaisen osan Mikkelin ammattikorkeakoulun laatujärjestelmää. Ensimmäinen, silloin Suomen laatupalkintomalliin perustuva itsearviointi tehtiin vuonna 1999. Euroopan laatupalkintomalliin pohjautuvat itsearvioinnit toteutettiin vuosina 2004 ja 2006. Ammattikorkeakoulun johto ja yksiköt tekevät sähköisen itsearvioinnin vähintään joka kolmas.

Lähteet:

Ulla Keto, Heikki Malinen 2007. Itsearviointi laatujärjestelmän osana. Kever. linkki artikkeliin  

Euroopan Laatupalkintomalli julkisella sektorilla. 2001. Valtiovarainministeriö & Kuntaliitto. PDF-dokumentti http://www.laatukeskus.fi/content/Area727/ SLP%20tiedostot/ VMKuntaliittoOpas.pdf. Ei päivitystietoa. Luettu 13.4.2007.

Tervonen, Antero 2001. Laadun kehittäminen suomalaisissa yrityksissä. Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu. Lappeenranta. Digipaino.

The EFQM Excellence Model 2003 -suomenkielinen käännös. Laatukeskus

Itsearviointiin liittyvä julkaisu myynnissä

Itsearviointityökalun kehittäminen korkeakouluille. Tekijät: Heikkilä Johanna, Hytönen Susanna, Janatuinen Tero, Keto Ulla, Kinttula Outi, Lahti Jari, Malinen Heikki., Myllys Hanna & Eerikäinen Marjo 2007. Mikkeli: Mikkelin ammattikorkeakoulu.

Tiivistelmä:

Itsearviointityökalun kehittäminen korkeakouluille - hankkeen tavoitteena oli kehittää korkeakouluille EFQM -malliin pohjautuva, pääosin sähköisesti toteutettava itsearvioinnin menettelytapa ja ympäristö, suunnitella tietotekninen toteutus sekä pilotoida se hankkeessa mukana olleissa ammattikorkeakoulussa. Korkeakoulujen arviointineuvoston tukeman hankkeen koordinoinnista vastasi Mikkelin ammattikorkeakoulu ja yhteistyökumppaneina olivat Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto, Porin yksikkö, sekä Diakonia-ammattikorkeakoulu.

Hankkeen tuloksena saatiin EFQM -malliin pohjautuva itsearvioinnin menettelytapa ja toteutusympäristö, jota pilotoitiin kolmessa ammattikorkeakoulussa sekä johdon että muun henkilöstön itsearviointiprosessissa. Jatkossa mallia voidaan soveltaa muiden korkeakoulujen itsearvioinneissa. Tämän pohjalta korkeakouluilla on mahdollista toteuttaa paperiton itsearviointi valitsemillaan ohjelmistoilla.

Yhteenvetona hankkeesta voidaan todeta, että EFQM -mallin periaate sovellettuna ammattikorkeakouluympäristöön on kattava ja hyvä kehittämisen väline. Sähköinen arviointimenetelmä mahdollistaa laajan, joustavan ja ajankäytöllisesti tehokkaan osallistumisen kehittämistyöhön. Lisäksi sähköisesti kootut tulokset ovat nopeasti hyödynnettävissä ja levitettävissä koko organisaatioon.

Myynti: Tähtijulkaisut: verkkokirjakauppa: http://www.tahtijulkaisut.net/kauppa/index.php   

Esite itsearviointivalmennuksesta